「電話」のよさは、即時性と双方性

電話のよいところは、相手の反応がすぐにわかることです。訪問するよりも手短に気軽にやりとりができますし、メールで書きにくいことも伝えやすくなります。

また、相手にメッセージが届いているかどうかが、その場で確認できるのも電話のメリットです。メールのように、気づかないうちに迷惑フォルダに入っていたり、システムの不具合で届かないということはありません。「遅れます」というような急ぎの連絡はメールではなく、電話をつかうのが賢明です。

確定情報、重要な情報は「書面」で伝える

口頭のコミュニケーションは重要ですが、書面がそろうことで次の段階に進む仕事もたくさんあります。たとえば「この仕事を50万円で受注する」というような金銭が関係する内容には、正式な書類や請求書でのやりとりが必要です。また、大人数が関わるイベントの案内などは、口頭で伝えていたとしても、あらためて書面での案内が必要です。

また、会議や打ち合わせでは「議題表(アジェンダ)」をつかって議題を明確にして進行をすることで、議論の迷走を防ぐことができます。さらに、決まった内容を「いつ、誰が、何を、どのようにする」のかを、議事録にしておけば、「じゃあ、そういうことで」となんとなくまとまったものの、その後は具体的にものごとが進まない……ということを防止できます。

「微妙なニュアンス」はメールでは伝わらない

メールは便利なものですが、それだけに頼らないようにすることが大切です。

メールで伝えられるのは言語情報だけです。書き言葉だけで微妙なニュアンスを伝えるのは、それほど簡単なことではありませんし、転送されて困るような「デリケート」な内容には向きません。

また、ちょっとした意見を伝えるとき、メールは口頭よりも厳しい印象を与えます(絵文字や顔文字はビジネスメールには使えませんね)。また、宛先の入力間違えや編集途中で送信ボタンを押してしまうなど、ミスのリスクもあります。微妙なことや込み入った意見を伝える場合は、メールよりも対面でのコミュニケーションを選択したほうが賢明です。

また、コミュニケーションは人と人との関わり合いなので、メールだけでの関わりは、対面に比べるとどうしても印象が薄くなってしまいます。会ったこともない相手へのメールは、「スルー」されてもしかたがないと思っていたほうがいいかもしれません。

コミュニケーションは1つの方法だけに偏らないことが大事

相手が「口頭」と「文章」のどちらを得意としているのか、すぐにはわかりませんし、3人以上の打ち合わせでは、「聞き手型」と「読み手型」が混在することもあるでしょう。また、伝達手段の方法にもメリット、デメリットがあることがわかりました。

相手に「伝える」必要があるとき、以上のことを意識してみることで、今までとは違ったコミュニケーションが生まれるのではないでしょうか。

本書のなかには、さらに「適切なコミュニケーションの距離の取り方」や「簡潔、明瞭に伝えるコツ」など、「伝えたつもり」で失敗しないためのノウハウが満載です。その内容を実践すれば、不安ばかりだった「一方通行」のコミュニケーションが少し楽しいものに変わるかもしれません。