1. 合計の機能を持つ関数
  2. 数える機能を持つ関数
  3. 平均の機能を持つ関数
  4. 分岐の機能を持つ関数
  5. 検索の機能を持つ関数
  6. 数字加工の機能を持つ関数

ここでは、この中から覚えておきたい関数として「合計の機能を持つ関数」と「数える機能を持つ関数」をピックアップしましょう。

「合計の機能を持つ関数」は先ほど紹介した「SUM関数」が代表例で、特定の範囲の合計数を計算します。また、「SUM関数」の上位関数として「SUMIF関数」があります。こちらは少し複雑で、指定した条件に合致したセルだけを選び、集計する関数です。

例を見てみましょう。下図は「SUMIF関数」を使って、マウスの合計売上金額を表示したものです。

(同書P.137より)
(同書P.137をもとに再構成)

J2セルには「=SUMIF(D2:D16,I2,G2:G16)」と入力されています。この関数の示す意味は下記のようになります。対応する文字の色で「どこがどういう意味を持っているのか」を区分けしているので、照らし合わせてみてください。

関数の意味
「D2からD16にある商品の中からI2セル(「マウス」)と同じものを見つけ出し、G2からG16までの数字からマウスにあたる商品の売上金額を足しなさい」

というものです。SUMIF関数を使えば、総計だけではなく項目別の合計を計算することもできるので、覚えておくと重宝するはずです。

もう一つ「数える機能を持つ関数」をピックアップしましょう。この関数は、「COUNT」を使います。

例えば、5月1日から24日までの売上データがまとめられたシートの中で、売上のあった日数を知りたいと思ったときは、以下の図表のように計算しましょう。

(同書P.148より)
(同書P.148をもとに再構成)

このシートでは、K1セルに「=COUNT(H2:H16)」と入力されており、売上があった日数が15日であることが分かります。また、「COUNT関数」には他にも「COUNTIF」をはじめとする関数があり、数えたいことに応じて使い分けることができます。

 

ここまでごく初歩的な関数を紹介してきました。もちろん、すべての関数を覚える必要はありませんが、使用頻度の高い関数はいちいち調べなくても済むように暗記しておくべきでしょう。

また、本記事では触れませんでしたが、大量のデータを扱うときに使う「ピボットテーブル」をはじめとする機能の使い方を身につけることで、作業効率がグッと上がるだけではなく、より上級の仕事に携わるきっかけも得られます。あなた自身のレベルアップのためにも、Excelの使い方を勉強してみてはいかがでしょうか。