次に、ワークシートの隣の列に「計画欄」を作って、時間を区切ったスケジュールをあてはめていきます。このとき、それぞれのToDoを何時から始めて、どの程度の時間をかけるかを見積って記入していきます。また、移動や雑用の時間も考慮したうえで、退社時間も決めましょう。
ToDoリストを作る人は多いと思いますが、それだけでなく所要時間を見積もって書き出しておくことがポイントです（私の経験では、多くの人が、タスクを終えるスピードを大体1.5倍ほど速く見積もる傾向にあるので、参考にしてください）。
計画を立てること自体は、ToDoの書き出しも含めて、5分程度でできるはずです。
Do（実行）
次はDoです。いうまでもなく仕事を片づけていくわけですが、私はこのときに、実際にかかった時間を先ほどのワークシートに入力して「時間簿」をつけることをおすすめしています。時間簿とは、作業単位の記録を取って、時間の使い方の現状を知るためのツールです。具体的には、作業を始めた時間と終わった時間を、下表のようにワークシートに入力していきます。
少々面倒に思われるかもしれませんが、利点が多いのでぜひやってみてください。ワークシートをPCの画面上でつねに開いておけば、それほど手間ではありません。
この「時間簿」の利点は、実際に自分がやる作業内容と時間の使い方を「見える化」できる点にあります。その結果、自分がどれほど時間をムダにしているかに、否が応でも直面せざるを得なくなります。
また、家計簿をつけることにお金のムダ遣いを減らす効果があるように、時間簿をつけると、時間に対する意識が高まり、仕事を高密度化しようと思うきっかけにもなります。つまり、仕事と時間をコントロールしようという気になるのです。「なんとなく仕事が多い」とか「なんとなく段取りが悪い」という状況では、どこをどう変えたらいいかわかりません。
一般的にいって、タスクが切り替わる回数が多い人は残業が多い傾向にあります。また、業務の種類が連続する時間帯でまとまっていないと、頭の中のモードチェンジが頻繁に必要になり、集中できず非効率です。
