理由書の書き方
理由書は前述のとおり懲戒の色合いが薄く「何をしたらこうなった。理由は○○だ」という内容を述べる文書です。書くときのポイントと、その例は下記のようになります。
- 過失や事故の実態を具体的に記載する
- その原因・理由を説明する
- 理由などについては、箇条書きで簡潔かつ明確に記載する
- 基本は「です・ます」調。ただし、箇条書き部分は「で・ある」調でよい
(『新版 他人に聞けない文書の書き方』 P.54-55より一部抜粋)
なお、「始末書」「理由書」は事後処理の一環として提出するものです。提出を命じられた場合、当然速やかに提出する必要がありますが、それも事態の解決や収拾のめどがついてからとなります。
顛末書の書き方
顛末書は先にも書いたとおり「原因から結果に至るまでの一部始終を詳細に書いたもの」ですので、基本的には理由書のように「事故内容や原因を、箇条書きも交えながら明確に記載」することになります。次ページで、どのように書くのかをサンプルをもとにみてみましょう。
