たった一言でうまくいく！｢断り上手｣の定番フレーズ

「断る理由」を説明し、理解を求めよう

ビジネスシーンでは、断りのメールを書く機会も多いもの。誘いを断ったり、受けた依頼を辞退したりする際には、相手に不快感を与えないよう、文面を工夫しなければいけません。以下は、依頼を受けられない旨を伝える「断りメール」の文面です。

①結論（断り）を伝える
依頼や相談をいただいたことへのお礼を伝えたのちに、「断る」という結論を伝えます。断りフレーズの前に「誠に残念ながら」「大変ありがたいお話なのですが」などのクッション言葉を入れると角が立ちにくくなります。

②断る理由を説明する
相手に納得してもらうには、「なぜ断るのか？」――その理由を明確に伝える必要があります。理由があいまいだと、「依頼の仕方が悪かったのかも？」「何か隠しているのでは？」のように、相手に余計な不安や心理的な負担を与えてしまう恐れがあります。

③断ることへの理解を求める
「ご理解（ご了承）いただけますと幸いです」などと理解を求め、「またの機会に〜」と次の機会につながる言葉を添えましょう。

相手に配慮し、関係性をこわさない断り方を

山口 拓朗（やまぐち たくろう）

伝える力【話す・書く】研究所所長。山口拓朗ライティングサロン主宰。出版社で編集者・記者を務めたのち、2002年に独立。26年間で3600件以上の取材・執筆歴を誇る。現在は執筆活動に加え、講演や研修を通じて、「1を聞いて10を知る理解力の育て方」「好意と信頼を獲得する伝え方の技術」「伝わる文章の書き方」などの実践的ノウハウを提供。著書に『「うまく言葉にできない」がなくなる 言語化大全』（ダイヤモンド社）、『マネするだけで「文章がうまい」と思われる言葉を1冊にまとめてみた。』（すばる舎）、『１％の本質を最速でつかむ「理解力」』『9割捨てて10倍伝わる「要約力」』『何を書けばいいかわからない人のための「うまく」「はやく」書ける文章術』（以上、日本実業出版社）、『伝わる文章が「速く」「思い通り」に書ける 87の法則』（明日香出版社）、『ファンが増える！文章術——「らしさ」を発信して人生を動かす』（廣済堂出版）ほか多数。