下手に出過ぎず対等な関係を築く「依頼メール」への返信法

相手のムチャぶりに対して、イヤイヤOKしていませんか？

ここ数日、いつになく仕事が立て込んでいます。そんな折、突然、ビジネスパートナーのAさんから緊急の仕事依頼メールが届きました。仕事の期限はあさって３日の17時までとのこと。あなたならどう返信しますか？

 あなたの仕事がさほど忙しくなく、時間的な余裕があるならば、あるいは「Aさんからの仕事は最優先で受ける」という基準を持っているなら、この快諾メールにケチをつけるつもりはありません。相手も喜ぶでしょう。

一方で、「ムチャぶりするなよ！」と不満を懐きながら、この返信メールを送っているとしたら、あなたにとって大きなストレスになるでしょう。さらに、Aさんはあなたのことを「ムリを言っても聞いてくれる便利な人」と認識して、今後も同じような仕事の依頼の仕方をしてくるかもしれません。

 返信１の「快諾」とは違い、自分の現状や事情をていねいに説明し、なおかつ、こちらの希望も伝えています。

◆「あいにく今週は仕事が立て込んでおります」
→忙しい（暇ではない）現状を率直に伝えている。

◆「お仕事のご依頼をいただき、誠に光栄です」
→謙虚な姿勢でお礼を伝えている

◆「週明け７日（火）の正午までお時間いただけないでしょうか」
→対応可能な期限を伝えている

返信２は「快諾」でも「断り」でもありません。相手に敬意を払いながらも、伝えるべきことを伝えています。このコミュニケーションであれば、相手が気分を害すことも、自分が大きな負担を強いられることもありません。

アサーティブなやり取りで対等の人間関係を築こう！

もちろん、仕事上で多少の主従関係が生まれることはあるでしょう。それらを完全にゼロにするのは難しいかもしれませんが、あまりに一方的な主従関係は放置すべきではありません。

「主」が「従」に対して「お願い→指示→命令」と口調や態度をエスカレートさせていくケースもあります。その結果、あなたがストレスを溜めていき、いずれそのストレスが爆発してしまう――など、「度が過ぎる我慢」は不幸の始まりです。

相手のことを尊重しながら自分の意見や主張を伝える自己表現方法を「アサーティブ」と言います。返信２はアサーティブな伝え方といえます。アサーティブなやり取りは、仕事上で相手と対等に関係を築くうえで極めて重要です。また、自分自身をストレスフリーな状態に保つうえでも大きな役割を果たします。

避けるべきは、そこに何かしらの問題を感じているにも関わらず、あるいは、不平不満を含めて言いたいことがあるにもかかわらず、その意見や主張や提案などにフタをしてしまうことです。

ビジネスシーンでは、言葉にしないものは「ないもの」として扱われます。実際、言わなければ相手は気づきませんし、理解もしてくれません。「こちらの事情を察してほしい」というのは虫のいい話です。ムリな依頼を受けたときほど、こちらの状況や要望を率直に伝えましょう。美徳とすべきは「我慢」ではなく「アサーティブ」です。