手早く書ける！　「ビジネス文章」に使える万能テンプレート２種

読みやすい文章には「型」がある

多くの人が「文章作成＝創造性が必要」と考えているようです。たしかに、文章を作るときには創造性が欠かせません。

しかし、プロの物書きでさえ、まったくのゼロから創作しているわけではありません。意識するしないにかかわらず、いくつかのテンプレートを使い分けている人がほとんどです。

この場合のテンプレートとは、文章の展開や構成の型を指します。ベースとしてテンプレートを活用したうえで、彼らは創造性を発揮しているのです。

もちろん、テンプレートは物書きの専売特許ではありません。ビジネスパーソンであれば、ビジネス文章に適したテンプレートを使えばいいのです。そうすることで文章の読みやすさとわかりやすさが増し、それと同時に、文章作成にかかる時間も大幅に短縮できます。

そこで今回は、ビジネスシーンで重宝するふたつのテンプレートを紹介します。

「結論優先型」テンプレート

“まず結論を伝える”が基本となるビジネスシーンでは、「結論優先型」のテンプレートが重宝します。その名の通り、真っ先に結論を書く型です。以下の１→４の流れで書いてきます。

この文章で最も重要なパートは「営業部の若手教育係に山田係長を指名します」です。何はさておきこの結論を伝える必要があります。

ところが、原文では、冒頭からしばらくの間、その結論に至る経緯や根拠が書かれています。読んでいて「くどいなあ」と感じる人や、「結局何が言いたいの？」と途中で口を挟みたくなった人もいるはずです。

真っ先に結論を示したこの修正文であれば、負担なく内容を理解できるはずです。

冒頭で「営業部の若手教育係に山田係長を指名する」という結論を伝えることによって、その後に続く文章も、頭に入りやすくなりました。「２. 理由→３. 具体例」と読み進めるうちに説得力が高まっていく点も、結論優先型の大きな特徴といえるでしょう。

真っ先に結論を書く「結論優先型」は、書き手にとっても“書きやすいテンプレート”といえます。なぜなら、文章の大枠となる結論を先に書くことで、文章に“核”ができるからです。

あとは、その“核”から意識を逸らさずに「２. 理由→３. 具体例」と内容を深めていけばいいのです。文章が脱線しがちな方や、支離滅裂になりがちな方は、結論優先型を使うことで、「理解しにくい文章」が大幅に改善されるでしょう。

「列挙型」テンプレート

ビジネスシーンでは、複数ある情報を文章で伝えなければいけない場面も多々あります。その際に役立つのが「列挙型」のテンプレートです。以下の１→4の流れで書いてきます。

列挙する数は伝えるべき情報の内容によって変化します。以下は、取り引き先に送った「会議のリマインドメール」です。

このメールを書いた本人に悪気はないはずです。しかし、お世辞にも“親切なメール”とはいえません。

相手に持ってきてもらいた物は「見積書」「最新カタログ」「商品Ａの分析資料」「展示会の商品配置図」の４点です。ところが、この原文では、それらの持ち物が、文中に雑然と盛り込まれています。

仮にメール受信者が忙しい人だった場合(あるいは、そそっかしい人だった場合)、いくつかの持ち物を見落としてしまう恐れもあります。

これを読んだ相手が忘れ物をした場合、それはいったい誰の責任でしょうか？　「文面をしっかり読まなかった相手の責任」と考えているうちは、その人の文章上達は見込めません。

相手が情報を見落としたということは、見落とされるような書き方をした書き手に責任があるのです。そう、伝わらない文章の責任は、いつでも書き手側にあるのです。この厳しい前提に立つことが、伝わる文章の書き手になるための必須条件です。

では、どのような書き方をすれば、より正確に情報を伝えることができたでしょうか。以下は列挙型のテンプレートを使った修正文です。

この修正文であれば、読む人が持ち物を忘れるリスクは減ります。

ポイントは＜１. 全貌＞で「当日は、下記４点をお持ちいただけますでしょうか」と伝えている点です。「なるほど、持ち物は４つあるのね」と理解した読み手は、その続きを安心して読み進めることができます。

＜２. 列挙１＞以降は、持ち物を列挙していけばOKです。見た目も読みやすいこの列挙型であれば、読む人が必死に文面から情報を拾い集める手間も省けます。読む人に親切な文章といえるでしょう。

なお、列挙型のテンプレートを使うときには、「１. 全貌」のパートで、この文章の全体像を簡潔に示すことが肝心です。この際、「○○のポイントは５つあります」「○○のメリットを３つお伝えします」「６つの○○を説明します」という具合に、列挙する事柄とその数を書いておくと、読む人が文章の全体像を把握しやすくなります。もちろん、その後に続く文章の内容も頭に入りやすくなります。

ビジネス文章は伝わらなければトラブルの元に

仕事で使うメールやビジネス文章では「わかりやすく理解しやすい書き方」が求められます。読む人に伝わらない文章や理解しにくい文章を書けば、誤読や誤解を招きやすくなるほか、運が悪ければ、ミスやトラブルが発生し、結果的に書き手自身の評価を落としてしまうかもしれません。

さまざまにある文章テンプレートなかでも「結論優先型」と「列挙型」は、文章の種類を問わずに使える万能系のテンプレートです。あらかじめ流れ(＝展開)が決まっているので、文章作成にかかる時間も減らすことができます。積極的に使って自分のものにしていきましょう。