宴会幹事必見！　ゴールのない宴会は失敗する（段取り編その1）

悩み2　なにをいつまでにすべきかわらかない……

【回答】スケジュール表を作成してみよう！

【解説】宴会のベテランであれば、宴会当日までの詳細なスケジュールを立てることは手慣れたものでしょう。しかし、はじめての幹事をすることになったみなさんは、「どんなスケジュールを立てればいいのか……」と憂鬱になってしまうかもしれません。

でも、「まずは手軽に！」で大丈夫です。卓上の月間カレンダーや、市販のひと月カレンダーに線を引くことからはじめてみましょう。以下に、宴会段取りの一般的な流れを紹介します。

・３つのステップで成功するスケジュール作成の極意

例：幹事に指名されてから当日まで１か月ある場合

ステップ1. ４週間前にやること
・日時決め
・幹事チーム内の役割分担決定
・宴会ゴールイメージの決定
・参加者へのお誘い（声がけ）

ステップ2.２～３週間前にやること
・参加者へお誘い（メール）
・案内通知
・出欠確認
・予算決め（概算でＯＫ）
・お店探し・下見・予約
・買出し（ゲーム備品、プレゼントなど）

ステップ3.１週間前にやること
・最終案内通知
・各所への最終確認（お店、幹事チーム内の役割分担、コスト確認）
・参加者出席表作成

スケジュールを立てるときのポイントは、2つあります。

１つ目は、「幹事でグループをつくって、手分けして無理のないスケジュール計画を立てること」です。宴会幹事は１人で行なうものではなく、チームを組んで進めるものです。誰が何を担当するのかを明確にしましょう。１人であれもこれも抱え込まないことが大事です。

２つ目は、「１週間ごとに進捗の確認を行ない、できていなかったら協力すること」です。リーダーが進み具合を把握して幹事メンバーに進捗の確認をしていくことが必要になってきます。

業務と両立している状況なので、予定通りに進んでいないことも多々あるでしょう。そんなときこそ、チームの力の見せどころです。双方向で補い合うことで、物事は進んでいきます。そうすることで、幹事グループの結束も深まっていくのです。

悩み3　お誘いの方法はメール、それとも声がけ？

【回答】メールだけでのお誘いはオススメしません！

【解説】メールだけをオススメしない理由は、見逃す場合があるからです。「宴会の趣旨や幹事の想いが伝わりにくい」「冷たい印象がある」などなど、多くの原因があります。

もちろん、「宴会概要の把握がしやすい」「記録として残し見返すことができる」「お誘いメンバーが把握できて幹事の管理がしやすい」といったメリットはあるので、上手に使い分けることが大切です。

ポイントは以下の、３回に分けて行動することです。

１回目：声がけ
２回目：メール
３回目：声がけ

つまり、声がけは最初と最後、２回行なうほうがいいのです。

まず、最初の声がけは、休憩時間や昼休み明けなど、直接お誘いしたい人に気軽に会いに行きましょう。

「今度、◎◎を目的に▲▲の歓迎会を企画することになりました。ぜひ■■さんにも参加してほしいのですが、いかがですか？　日程は＋月＊日の予定ですが、また詳細はメールで案内しますのでご覧ください。ぜひ来てくださいね！　楽しみにしてます♪」

この声がけをすることで、あなたが今まで話したことがない人とも会話が生まれるので、新しい接点が生まれることになります。これは、今後のあなたの仕事にも有利に働く貴重な人脈となって生きてきます。

ここでの基本は、メモを片手に笑顔で簡潔に伝えることです。相手も自然とうれしい気持ちになり、案内メールが届くまでワクワク待ってくれたり、スケジュール調整をしてくれたりしますよ。

他にも、幹事のプラスαポイントがあります。それは、この声がけの際に、相手からの要望を聞き出すことです。

「宴会で食べてみたい料理はありますか？」
「そうだね～。そろそろ寒くなってきたし、あったかい鍋なんかいいな」

などなど、楽しいやり取りが生まれます。このときに手にした情報は、必ずメモしておきましょう。

反対に、「魚介が苦手です」「タバコの煙が……」など、苦手なモノがいろいろと出てくることもあるかもしれません。その際、出てくる条件が多すぎるようであれば、まずは主賓の希望を通すのが大前提になってきます。

いかがでしたか？
「段取り」に力を注ぐことが、小さいようですが宴会の成功に大きく近づく第一歩となるのです。さらに、「段取り」を通じて、参加者のみなさんと会話する機会が一気に増えてくるので、人と人の関わりも増えて楽しくなりますよ。

次回は「段取り編」その2を紹介します。今夜も世の中に最高の宴会がひとつでも多く増えていきますように。

以上、カワちゃんでした！