宴会幹事必見！　ゴールのない宴会は失敗する（段取り編その1）

まいど！　カワちゃんです。

宴会を成功に導くための三種の神器は「企画」「段取り」「仕切り」。
前回の「企画編」を通じて人数と日程の調整、そして最強の幹事チームによって質の高い宴会が実現する、ということを知ってもらえたかと思います。

今回ご紹介するのは、実は三種の神器の一番の肝となる「段取り」についてです。

「段取り」は宴会の準備の要となり、実は最も重要な部分です。この段取りがきちんとできるかどうかで、宴会の質が変わってきます。非常に重要な項目なので、今回と次回の２回に分けてお伝えしたいと思います。

「段取り」で頻発する悩みTOP3

はじめて幹事を行なう人に話を聞くと、「不安で不安で……」という声をよく耳にします。でも、事前に先読みをして準備をすることで、“不安”は“安心”へと変えることができます。そして、「段取り」に慣れてくると宴会を仕切ることが俄然、楽しくなってくるのです。

まずは、はじめて幹事を経験する人が陥りやすい「段取りでの悩み」と、その解決策を見ていきましょう。

悩み1　どんな宴会ならみんなが喜んでくれるかわからない

【回答】まずはゴールイメージを描こう！

【解説】宴会の流れを考えるとき、「今回の宴会はどんな目的なのか？」をイメージしておくことが大切です。野球選手も、ヒットの打ち方をイメージしてから打席に入ると成功しやすいといいます。宴会も同様です。まずはこのイメージができているとうまくいくことが多いですよ。

ここで大切なのは、目的が達成できそうな雰囲気を持ったお店をえらぶことです。

・頭の中でゴールをイメージする

宴会の目的が「歓迎会」であれば、ゴールイメージは「歓迎される人が組織の仲間に認知され、仲間との親睦を深め、これからの業務のスタートを切りやすくすること」ですね。

ここで望まれるお店は、明るくて会話がしやすい雰囲気で、個室がある店です。

「座敷ではなく、椅子スタイルがいいかもしれないな。よし、今回はイタリアンでカジュアルな印象にしてみよう！」
「主役が女性なので、デザートプレートでサプライズもよろこんでくれるかもしれないね」

お店が決まるとこのようにイメージもふくらんできます。「主賓のパーソナリティがわかるクイズをやってみよう！」などいうアイデアも出てきます。「マイクはいるか？」「賞品は？」など、細部も決まっていくでしょう。

・宴会の目的がわからないと失敗する

この成功イメージができていないままに、「安かったから」「お店が広かったから」「写真を見ると料理が美味しそうだったから」という理由だけでお店を決めてしまうと、残念な展開になってしまいます。

たとえば、初対面の人同士が多い親睦会なのに、「完全個室の純和風座敷」だったとします。部屋には店員さんもほとんど入ってきません。BGMもなく、シーンとしていまい、これでは緊張感が勝るので、会話が弾むことはありません。幹事としては大きなミスです。

このような失敗のないように、「宴会のゴール」を意識して進めていくことが大事なのです。

壮行会であれば、「異動する人を惜しみ、思い出を振り返り、感謝を伝え、今後の活躍を願い送り出すこと」がゴールになります。こういうときは、周囲の音と極力離れた完全個室で、主賓としっかり語り会える場が必要です。

決起会であれば、「成果を振り返るとともに、目標を全員で共有し、スタートすること」がゴールです。この場合、スクリーンとプロジェクター設備があるお店で、今後の展開をプロジェクターに投影しながら発表会も組み合わせる、といったことが必要になりますね。

このように、ゴールをしっかりとイメージすることで、お店選びやメニュー選びの検討の　“軸”ができます。そして、次回につなげるためにも、こうした内容は記録して共有しておきましょう。