はじめての宴会幹事が悩む、「3つのピンチ」を乗り切る方法（企画編）

さらに呼ぶべき「人数」も忘れず、主催者に確認しましょう。「この方々にこの日程で発信したいと思いますがいかがですか？」と聞けば、「あと、あの人にも声を掛けてあげて」などといった返事をくれるので、誘いモレを防ぐことができます。

ここまでくれば大丈夫。あなた１人で抱え込んでいるわけではないですし、責任者である上司も進捗が「見える化」されるため、安心してくれますね。もし当日に何かあっても、上司が助けてくれます。

2位　お誘いして断られたら（人数が足りなかったら）どうしよう……

こちらも多い悩みです。「せっかく誘ったのに断られてしまった……ショックだ。もしかしたら私の企画がイヤなんじゃ、いや、私のことが……」なんて思ってしまう人もいるようです。

解決策は、「全員参加ができないのは当たり前。気にしなくていい！」です。

まず大前提として、社会人は、「多様で多忙」です。突発的な仕事が入ることもありますし、どうしても外せない顧客対応も出てきます。それぞれ家庭の事情もあるので、たとえあなたが企画した宴会に参加しない人が多かったとしても、必要以上に気にしないことが大事です。

考え方のポイントは、完璧を求めようとしないことです。「そんなこともあるよね！」と、少し楽観的に捉える姿勢も幹事を楽しむコツです。出欠確認のやり取りをする中で、身の上話などで深い仲になり、仕事のパートナーになることもありますよ。

ただし、幹事としてはきちんと「あなたに参加してほしい」という姿勢を出すことが大切です。誘われたほうもうれしいですし、やはり仲間とそろって乾杯ができることほど最高なことはないのですから。

そして、忘れてはいけないのが、来てくれた人にきちんと「感謝」を伝えることです。「○○さん、今日は来てくれてありがとうございます。最後まで楽しんでいってくださいね」、この一言が伝えられればOKです！

3位　１人でうまく進めることができない……

幹事に苦手意識を持つ人たちの声を聞いていると、みんなに共通しているのが、「１人で幹事をやっている」ということでした。ここでの対策は、「幹事は１人ではやらない。チームをつくること！」です。

チームをつくって役割を分担することで、とても楽しく、スムーズに進めることができます。また、１人で進めるリスクとして、当日体調不良になってしまうと、誰も内容を把握ができていないなんてことが。こうなると、せっかくの機会だというのに、参加者もお店の方も困ってしまいますね。そのためのチームでもあるのです。

チームの人数構成は、目安は参加者の５分の１です。たとえば30人程度までの宴会の場合、幹事は最低３人～６人程度がいいでしょう。次に役割分担を決めていきます。たとえば歓迎会の場合、リーダー役を若手Aさんとし、他の人たちは副リーダー、情報収集係、買出し係、下見係、会計係、カメラマン、司会などに分類していきます。

リーダーの役割は「意思決定・関係各所への交渉・全体進行責任者」などです。みんなの力を借りて船を進めていく船長の役割ですね。兼務も可能ですが、役割分担をすることで業務にモレがなく、同時進行ができ、かつスピーディに実現することが可能になります。

そのためのメンバー集めは、船長役のAさんが担当するとうまくいきます。メンバー選定も幹事を楽しむポイントです。相談しやすい頼りになる人を仲間に入れることはもちろん、ふだん仕事で関わりが少ないけれど「この人のことを知りたいな」という人とも深く知り合うチャンスとしても活用できるのです。

ここでの注意点は人数を多くしすぎないこと。誰が何をするのか役割が明確でない上に、意見が出すぎて取りまとめが大変になるためオススメしません。また、幹事同士のミーティングの日程を決めるだけでも一苦労となってしまい、これでは本末転倒です。

また、事前に幹事だけでミーティングを行なうことが重要です。幹事チームで余裕をもって準備を進めることで、自分１人では考えつかなかったアイデアがどんどん出てきます。すると、宴会の質はどんどん向上していきます。

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はじめての宴会幹事は、戸惑いの連続だと思います。「そもそも学生時代にも社会人研修でも“幹事”の授業なんてなかったぞ……」「 やばい！ピンチ！」なんて声をたくさん聞きました。

大丈夫です。「ピンチはチャンス」。いや、私から言うと「幹事をすること自体、チャンス」なのです！　幹事ならではの楽しみ方やコツを知って、ぜひ積極的にトライしてみてください。

次回は「段取り編」を紹介します。お楽しみに！