「マイナンバー制度」が、2016年1月、いよいよ開始されます。どの企業にも同制度への対応を求められているため、残された時間を考えると「待ったなし」の状況です。
この連載コラムでは、制度に詳しい専門家グループが、企業の実務担当者のみなさんに向けて、動き始めた制度の最新情報を全12回にわたって解説します。
【執筆：社会保険労務士法人 名南経営】
名南コンサルティングネットワーク(名古屋市)のメンバーファームの1つとして人事労務の分野で企業等を支援。社会保険労務士事務所としては全国でも有数の規模を誇る。
『マイナンバー制度の実務と業務フローがわかる本』(日本実業出版社)など著書多数。
詳細は下記「著者プロフィール」をご覧ください。
2015/11/24 07:00
2016年1月の制度開始に向け、各市町村からマイナンバーの通知カードの送付が始まりました。各企業においては、マイナンバー制度への対応が慌しくなってきていることでしょう。
そのような中、漏れてしまいがちなのが、海外勤務者や外国人従業員に関する対応です。そこで今回は、海外勤務者や外国人従業員に対して、担当者が行なっておきたい対応について解説します。
「海外勤務者」と一口にいっても、比較的短期の出張や、海外法人への出向など様々なケースがあると思われます。マイナンバーに関する対応はそれぞれのケースで変わってきますが、その分岐点は、「日本での住民票の有無」と、「日本の住所地における家族の居住の有無」です。その分岐にしたがって海外勤務者を区分すると、基本的には以下の3パターンのいずれかに該当するでしょう。
(1)住民票を日本に残しており、日本の住所地に家族が住んでいる場合
(2)住民票は日本に残しているものの、日本の住所地に家族がいない場合
(3)住民票を除いている場合
まず、(1)に該当する場合は、日本に残っている家族が通知カードを受け取れるので、国内勤務の従業員の対応とあまり変わりません。その従業員のマイナンバーを収集するには、家族から本人へ通知カードを転送してもらうか、本人の了承のもと、家族から通知カードを確認させてもらうことになるでしょう。
次に、(2)に該当するケースです。3ヶ月程度の比較的短期間のうちに日本に帰国する機会がある場合は、その程度の期間であれば通知カードは市区町村に保管されていますので、帰国時に市区町村の窓口に出向いて受け取ることができます。例えば、年末年始に一時帰国する予定があれば、そのタイミングでの受け取りが想定されます。
しかし、3ヶ月を超えて受け取りがなければ、通知カードは市区町村により一旦破棄されてしまいます。そのため、市区町村での保存期間を過ぎた後に帰国する場合は、帰国後、再交付の申請を行ったうえで受け取ることになります。
なお、あらかじめ、当分の間受け取りに行くことができない旨を市区町村に申し出ておけば、市区町村によっては、通知カードの保管期間を通常よりも長くする場合もあるようです。いずれにしても、海外勤務中ですぐに受け取れないようであれば、早めに住民票のある市区町村へ連絡しておくことを周知しましょう。
＜参考リンク＞
内閣官房「マイナンバー よくある質問（ＦＡＱ）」
最後は(3)のケースです。マイナンバーは住民票をもとに付番されるため、住民票を除いている従業員にはマイナンバーは付番されません。この場合は、海外勤務を終え日本に帰国し、再度住民票を登録した際に、初めて付番されることになります。
ちなみに、マイナンバーが付番されていない従業員について、社会保険等の手続書類を作成をする場合、マイナンバーの記入欄をどうすればよいかという疑問が生じますが、この点については、内閣官房のマイナンバーに関するＱ＆Ａにおいて、「マイナンバーの記入欄を空欄のまま提出して良い」との回答が示されています。
海外勤務者を抱える企業においては、自社の従業員が上記のどの区分に該当するかを把握しておくとともに、対象者に、その区分に応じた受け取り方法等をあらかじめ伝えておくとよいでしょう。
またマイナンバーは、日本に住民票を有するすべての人に付番されるため、住民票を有する技能実習生を含む中長期在留者や特別永住者等の外国人も対象となります。すなわち、外国人従業員にもマイナンバーが付番され、通知カードが届くわけです。外国人従業員は、日本人よりも制度理解が不十分になりやすいため、特別に対応すべきでしょう。
当然ながら外国人従業員にも、会社宛ではなく、直接本人宛に通知カードが届きます。通知カードは簡易書留で送付されるため、配達時に本人が不在であれば、ポストに不在票が入ることになります。簡易書留の仕組みを知らないと、再配達の方法もわからず、そのまま受け取らずに放置してしまう可能性があります。
外国人従業員には、マイナンバー制度の説明をすることに加え、簡易書留の受け取り方法を説明しておくことも必要でしょう。なお、外国人従業員へマイナンバー制度を説明する際は、内閣官房や公益法人国際研究協力機構（JITCO）が以下の参考リンクにおいて、各国語の説明資料をダウンロードできるように用意していますので、活用しましょう。
＜参考リンク＞
内閣官房「マイナンバー社会保障・税番号制度 Other Languages
公益財団法人 国際研修協力機構（JITCO）「マイナンバー制度は技能実習生も対象となります」
また、外国人従業員が母国へ帰国する場合は、通知カードを在留カードとともに返却することとされています。この点についても、帰国時に返却漏れがないように注意しておくことが望ましいでしょう。なお、マイナンバーは原則として、一生涯同じ番号を使用するため、再入国の際には、以前と同じマイナンバーを再度使用することになります。
(次回は12月7日・月曜日に配信予定)
【執筆者プロフィール】
社会保険労務士法人名南経営
社会保険労務士
佐藤和之(さとうかずゆき)
1985年生まれ。愛知県出身。大学在籍中に社会保険労務士試験に合格。大学卒業後、2008年に名南経営に入社。入社後は、中小中堅企業の労務相談業務を中心に「人事労務」というキーワードで幅広く企業への支援を重ねている。中でも近年は、海外進出企業における海外赴任者に関する支援に注力している。
