2024/09/05 14:16
Photo by Gerd Altmann／Pixabay
一生モノのスキルになる！
『文章を書く』ことの苦手を好きにかえる方法 <連載第79回>
伝える力【話す・書く】研究所を主宰し、「文章の書き方」に精通する山口拓朗さんに書き方のコツを教わります。今回は「案内・招待メール」について。
ビジネスシーンでは、商品やサービスの発表会、展示会、相談会、見学会など、誰かを案内・招待するメールを書くことがしばしばあります。こうした案内・招待メールでは、相手が知りたい情報をしっかり盛り込むこと、そして、淡白で冷たい印象にならないよう、文面に工夫を凝らすことが肝心です。
相手が大事な取引先やお客様の場合であれば、メールの冒頭に「平素は格別のご愛顧を賜り、心より御礼申し上げます」など、手紙の書き出しをイメージした感謝の言葉を入れてもよいでしょう。
以下、ビジネスメールで使う機会の多い基本文例を２つ、ご紹介します。
取引先を展示会へ招く際の文例です。文中の固有名詞等はすべて架空、挨拶や署名などはカットしています。ご自身の案件にあわせてアレンジしてみてください。
文例【１】このたび弊社では、シーサイド潮で2024年10月10日(木)～16日(水)に開催される「AIプロダクト展示会」にAIシリーズ商品約10点を出展する運びとなりました。当日は、弊社新商品「AI進ノ介」を直接体験いただき、皆様からのご意見を賜りたく存じます。そのほかに、弊社主力商品である「AIでイーサ」の導入デモンストレーションも行います。つきましては、ご多忙とは存じますが、会場に足をお運びいただきたく、ご案内申し上げます。【AIプロダクト展示会の出展のご案内】——★ポイント１・開催期間：2024年10月10日(木)～16日(水)
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イベントの日時や会場、アクセス、参加費などイベント概要を伝える際には、視覚的にストレスのない「箇条書き」が適しています。
会場地図や、会場内のブース位置、展示内容などがわかる資料なども、添付ファイルやリンクの形で送っておくと親切です。
続いて、ウェブ会議（オンラインミーティング）に招集する際の文例です。以下は、メール内の案内文の箇所です。
文例【２】このたびは、お忙しい中、鹿児島産高級芋焼酎「さつまの丞」のブランドコンセプト会議にご参加いただけるとのこと、誠にありがとうございます。
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Zoom、Microsoft Teams、Google Meet、Cisco Webexなど、ウェブ会議のツールは多岐にわたります。どのツールを使うかを明確に示したうえで、会議へのアクセス用URLを忘れずに記載します。
ウェブ会議に不慣れな人もいるので、「ご質問やご不明点がございましたら〜」と気づかいのひと言を入れましょう。誠実さも感じられ、メール送信者への信頼性が高まります。
「当日を楽しみにしております」「お話できることを楽しみにしております」など、温かみや期待が伝わる言葉を添えることで、相手に「感じのいい人だ」と思ってもらいやすくなります。
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案内・招待メールでは、冒頭で何の案内かをわかりやすく伝えたうえで、その詳細を漏れなく記載することが大切です。相手から「何時ですか？」「アクセスは？」「責任者は？」といった質問が返ってこないよう、メール送信前のチェックも入念に行いましょう。
伝える力【話す・書く】研究所所長。山口拓朗ライティングサロン主宰。出版社で編集者・記者を務めたのち、2002年に独立。26年間で3600件以上の取材・執筆歴を誇る。現在は執筆活動に加え、講演や研修を通じて、「1を聞いて10を知る理解力の育て方」「好意と信頼を獲得する伝え方の技術」「伝わる文章の書き方」などの実践的ノウハウを提供。著書に『「うまく言葉にできない」がなくなる 言語化大全』（ダイヤモンド社）、『マネするだけで「文章がうまい」と思われる言葉を1冊にまとめてみた。』（すばる舎）、『１％の本質を最速でつかむ「理解力」』『9割捨てて10倍伝わる「要約力」』『何を書けばいいかわからない人のための「うまく」「はやく」書ける文章術』（以上、日本実業出版社）、『伝わる文章が「速く」「思い通り」に書ける 87の法則』（明日香出版社）、『ファンが増える！文章術——「らしさ」を発信して人生を動かす』（廣済堂出版）ほか多数。
