2023/04/05 11:47
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一生モノのスキルになる！
『文章を書く』ことの苦手を好きにかえる方法 <連載第62回>
伝える力【話す・書く】研究所を主宰し、「文章の書き方」に精通する山口拓朗さんに書き方のコツを教わります。今回は「メール作成の効率化」について。
毎日、メールのやり取りに忙殺されている——ビジネスパーソンの中には、そんな悩みを抱えている人も少なくないはずです。メール作成に費やす時間は馬鹿になりません。仕事柄、よく書く内容のメールがあるなら、あらかじめ文面をテンプレート（定型文・雛形）化しておくと重宝します。
テンプレートには「○」「●」「▲」「△」などの記号で空きスペースを設けておきます。これらの記号部分は、そのつど、届ける相手に応じて書く内容を変えるところです。
以下、テンプレートの例をいくつかあげてみましょう。
【◯◯をメールで送付する際のテンプレート】●●様 お世話になっております。 ご依頼いただいた○○をお送りいたします。 何か不備などございましたら、お知らせください。 |
【受け取り確認メールのテンプレート】●●様 いつもお世話になっております。 ◯◯をお送りいただき、ありがとうございます。 拝読のうえ、改めてご連絡いたします。 |
【日程候補の案内メールのテンプレート】●●様 お世話になっております。 ご返信いただき、ありがとうございます。 早速ですが、一度打ち合わせの時間をいただけますと幸いです。 私の都合で申し訳ございませんが、 ■◯月◯日（◯）◯時〜◯時 ご都合がつかないようでしたら、 お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。 |
このように、よく使うメールの文面をテンプレート化しておくことによって、メール作成の時間短縮を図ることができます。その結果、本業に集中でき、仕事の効率と生産性を高めることができるのです。
ただし、テンプレートを使うときは、そのまま使ってもＯＫかどうか注意深くチェックする必要があります。
たとえば、「○」「●」「▲」「△」などの記号（空きスペース）が残ったまま送ってしまうのはNGです。相手にいぶかしがられたり、「雛形を使って（安直に）送ってきたのか」と思われるなどして、心証を悪くしてしまう恐れがあります。おかしな内容、不自然な記述になっていないか、必ず見直してから送信しましょう。
場合によっては、相手向けの特別な情報を盛り込んだり、お礼のメッセージを添えたりするなど、臨機応変にアレンジする必要もあります。社会人に必要なのは、タイパ（時間対効果）の意識と「テンプレート＋α」で書く技術です。
伝える力【話す・書く】研究所所長。山口拓朗ライティングサロン主宰。出版社で編集者・記者を務めたのち、2002年に独立。26年間で3600件以上の取材・執筆歴を誇る。現在は執筆活動に加え、講演や研修を通じて、「1を聞いて10を知る理解力の育て方」「好意と信頼を獲得する伝え方の技術」「伝わる文章の書き方」などの実践的ノウハウを提供。著書は『マネするだけで「文章がうまい」と思われる言葉を1冊にまとめてみた。』（すばる舎）、『１％の本質を最速でつかむ「理解力」』『9割捨てて10倍伝わる「要約力」』『何を書けばいいかわからない人のための「うまく」「はやく」書ける文章術』（以上、日本実業出版社）、『伝わる文章が「速く」「思い通り」に書ける 87の法則』（明日香出版社）、『ファンが増える！文章術——「らしさ」を発信して人生を動かす』（廣済堂出版）ほか多数。
