2019/01/09 17:16
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一生モノのスキルになる！ 『文章を書く』ことの苦手を好きにかえる方法<連載第11回>
伝える力【話す・書く】研究所を主宰し、「文章の書き方」に関する著書も多い山口拓朗さんに書き方のコツを教わります。今回はメール１通の効率を最大化するためのコツについて。
メールの対応に時間をとられることを嫌うビジネスパーソンは少なくありません。
それもそのはず。メールのやり取りに時間を取られて、本来、注力すべき仕事に支障をきたせば本末転倒。メールの処理が増えたことによって「残業時間が増える」「仕事の生産性が下がる」ということが起きれば、なんのために仕事をしているのか、わからなくなります。
なかでも、一回で済ませられる内容にもかかわらず、「追加、また追加」とあとから質問・確認してくるメールは、相手にとっても大迷惑です。あなたが、ムダなメールのやり取りを望まないなら、あなた自身も、相手に何回も返信を強いるようなムダなメールを書かないよう注意しなければいけません。
以下は、効率の悪いメールのやり取り例です。
すでにメールが３往復です。メールのやり取りが済んだかと思うと、Ａさんが次の質問(確認)をしてくるので、さすがにＢさんもイライラし始めています。「頼むから用件は一度にまとめて伝えてほしい」というのが本音ではないでしょうか。
メールの往復が増えれば、当然、時間と労力が取られます。相手があまりメールをチェックしない人であれば、３往復のやり取りに３日かかってしまうこともあります。非効率と言わざるを得ません。
先ほどのメールの場合、Ａさんの１回目のメールの書き方次第では、わずか一往復で、やり取りを終えることもできたはずです。以下は「Ａさん→Ｂさんへメール(１回目)」の書き換え例です。
【Ａさん→Ｂさんへメール(１回目)】
次回のお打ち合わせの件で、ご連絡いたしました。
以下２点、ご確認いただけると助かります。
１)次回のお打ち合わせ日時
こちらの都合で申し訳ございませんが、
17日〜19日の３日間のなかで、
ご対応いただけそうな日時はございますか。
(難しい場合は、20日以降でご都合のいい日時候補をご提示願います)
２)デザイナーの同席
また、お打ち合わせの際に、
今回のデザインを担当するＣ社の佐々木さんにも
同席いただこうかと考えております。
よろしいでしょうか。
以上です。
お手数をおかけしますが、ご確認いただければ幸いです。
＜追伸＞
お打ち合わせのあと、30分ほどお時間をいただくことはできますか。
実は別で進めているプロジェクトＺの件でご相談がございます。
もともと３往復したメールの用件は、それぞれ「打ち合わせの日時(1)」「Ｃ社の佐々木さん同席(2)」「別のプロジェクトＺの相談(3)」の３つでした。1と2は同一の仕事内容ですから、上記の書き換え例のように、１回のメールにまとめたほうがいいでしょう。
3については、今回の打ち合わせとは別案件ですので、本来であれば、1や2とは別メールで連絡するのがセオリーです。しかし、今回は「お打ち合わせのあとに少し相談の時間がほしい」というお願いであり、本来の内容につながりがあるので、同一のメールに盛り込んでも問題ないでしょう。別メールにしてしまうと、かえって混乱を招く恐れがあります。
用件を漏れなく盛り込んだ「書き換え例」ようなメールであれば、返信するＢさんもムダに時間を費やさずに済みます。以下は「Ｂさん→Ａさんへ返信(１回目)」の書き換え例です。
【Ｂさん→Ａさんへ返信(１回目)】
お打ち合わせの日程ですが、18日(火)の13時〜14時であれば対応可能です。
なお、Ｃ社の佐々木さんの同席の件、問題ございません。
くれぐれもよろしくお伝えくださいませ。
お打ち合わせ後のご相談の件も承知しました。
14時45分までであれば対応できます。
３つの質問・確認に的確に答えています。とくに問題がなければ、この１往復(あるいは、相手から「すべて承知しました」という旨を受け取って)メールのやり取りが終了します。
筆者のところにも、頻繁に「講演依頼」のメールが来ます。しかし、なかには「山口先生に講演をお願いしたいのですが、いかがでしょうか」のようにザックリとしか書かれていないメールも少なくありません。
「いかがでしょうか」と言われても、講演のテーマや日時、条件などがわからなければ答えようがありません。仕方ないので、私は「講演のテーマや日時、条件などを教えてほしい」という旨の返信をすることになります。一事が万事。こういう人とのメールは、ムダに長く続くケースがほとんどです。
もちろん、人間ですので、メールを送ったあとから追加で用件を思いつくこともあるでしょう。あるいは、２回目以降でなければ確認できないような事情もあるかもしれません(手順を踏まなければいけないケースなど)。細かくメールをやり取りすることが“絶対にいけない”というわけではありません。
とはいえ、一通のメールを書くときに「できる限りムダなやり取りが生じないように書こう」という意識をもっているか否かは、ビジネスパーソンの意識として極めて重要です。
「打ち合わせの日時」のメールをするときに「Ｃ社の佐々木さん同席」の件も伝えよう、と思いつくかどうか。その差は“微差”ではなく“大差”といえるでしょう。厳しい言い方をするなら、いつもあとから追加でいろいろな質問や確認をしてくる人は、「想像力」や「先読み力」が欠如している恐れがあります。
ドキっとした方は、「このメールを送ってきたら、相手はこう返してくるのではないか？」「このことを書いたら、相手はこういう疑問をもつのではないか？」「このことを先に伝えてあげれば、相手は返信しやすいのではないか？」という具合に、常に想像力を働かせて、先読みするクセをつけましょう(エクササイズとして有効です)。
そして、相手が抱くであろう疑問に先回りして答えてしまうなど、先読みしたことを、メールの文面に活かすのです。
想像力や先読み力に磨きがかかると、一度のメールで漏れなく質問や確認、連絡ができるようになります。「たかがメール」ではなく、「されどメール」です。相手の時間をムダに奪わない人が、デキるビジネスパーソンです。
