「自己重要感」と「ベネフィット」のない文章では、相手は動かない

文章のゴールは、読む人から「イエス」をもらうこと

私たちが仕事で書く文章には、何かしらの目的があります。その目的を達成しやすくするためには、読む人が、(書き手の望み通りに)行動したくなる“言葉がけ”をする必要があります。

一例を挙げましょう。あなたが、同僚から仕事の手伝いを頼まれたとします。以下のメール1と2のどちらの依頼文に「イエス」と返事したくなりますか？

あなたが渡辺さんだった場合、「イエス」の返信をしたくなるのはメール２ではないでしょうか。メール１は＜忙しくて手が回らないから、何でもいいから(誰でもいいから)手伝ってくれ＞と言わんばかりの書き方です。人を単なる“頭数”としか考えていないような印象を受けます。言葉遣いにも敬意が感じられず、謙虚な姿勢もうかがえません。

一方、メール２の場合、自分(＝渡辺さん)のことを必要としている気持ちが伝わってきます。また、「プロジェクトの経験が豊富な〜」の文面は、言われて悪い気がするものではありません。＜自分のことを高く評価してくれていることだし、必要としてくれているなら一肌脱いでもいいか＞という気持ちになるのではないでしょうか。言葉遣いも丁寧ですし、謙虚な姿勢も文面ににじみ出ています。

このように、同じ“お願い事”でも、言い方を工夫するのとしないのとでは、相手に与える印象はもちろん、得られる結果にも大きな差が生じます。つまり、書き方の差は、そのまま仕事の成果の差に置き換えられるのです。

自己重要感＝相手の価値を認めていることを伝える

特筆すべきは、メール２に読む人の「自己重要感」を高めるフレーズが盛り込まれている点にあります。「自己重要感」とは、平たくいえば「自分は価値ある存在である」と感じる気持ちのこと。心理学の見地からも、相手の自己重要感を満たしてあげることが、円滑なコミュニケーションを図るうえで有効とされています。

逆に、「相手に軽く見られている」「相手にあまり評価されていない」と感じたとき(＝「自己重要感」を満たしてもらえないとき)、人はその相手に対して「否定」「反抗」「無視」などの行為を取りがちです。それが依頼を受ける場面であれば、快諾はおろか、何かしらの理由をつけて断ろうと考える人もいるはずです。

こと仕事のシチュエーションで、相手の気分を損ねて得することなど何もありません。とくにお願い(依頼)をする文章を書くときには、何はともあれ、相手の気分を損ねない書き方をしなければいけません。それどころか、相手の気分をできる限りよくして、快く「イエス」の返事をもらうことが、書き手に課せられたノルマではないでしょうか。

「ベネフィット」がなければ、興味をもたれない

さて、「自己重要感」と同様に、文章を書くときに意識しておきたいキーワードが「ベネフィット」です。ベネフィットとはマーケティング用語で「あるお客さんが、その商品(サービス)から得られる恩恵や利益のこと」を指します。ここでは、対象を消費者に限定せず、もう少し広義に「文章を読む人が得られる恩恵や利益」と考えて話を進めます。

たとえば、あなたがお客様に営業レターを書くとします。あなたがお客様だった場合、以下の１〜３のどのレターに興味をもちますか。

おそらく興味をもつのはレター２ではないでしょうか。「社員一人あたりの月の残業時間を平均15時間短縮」「一営業所で年間約1,200万円のコストカット」という具体的なベネフィットが盛り込まれているからです。

一方、レター１と３は、お客様の興味や関心を引くベネフィットが書かれていません。書かれていることは自慢話の類や、お客様が興味や関心をもちそうにない情報ばかりです。

・弊社が全幅の信頼を寄せるＡ社と共同開発したものです
　→【読む人の気持ち】それが何か？　Ａ社って……よく知らないし。

・その操作性と機能性、そして、得られる効果には絶対の自信をもっています
　→【読む人の気持ち】操作性や機能性ってどんな？　得られる効果って何？　そこが知りたいんだけど……。

・開発期間に５年を費やしたこのシステムが、今後、業界のスタンダードになることは間違いありません
　→【読む人の気持ち】ふーん、だから何か？

・いち早く導入することをおすすめします
　→【読む人の気持ち】そう言われても、導入するメリットがよくわからないんですけど……。

レター１や３のように「自慢話」や「余計な背景説明」「読む人に無関係な話」「読む人の興味・関心からずれた話」ばかりの文章では、人の心を動かすことはできません。読む人は「自分(自社)にとってどんないいことがあるか？」ということにしか興味・関心がないからです。

これは、営業レターに限った話ではありません。とくに企画書や提案書、販促・集客目的の文章など“達成したい目的が明確な文章”では、読む人が得られる恩恵や利益、つまり、ベネフィットを盛り込む必要があります。そのベネフィットが魅力的であればあるほど、読む人が「採用したい」「欲しい」「買いたい」と思う確率が高まります。

「自己重要感」と「ベネフィット」の二大ウェポンを意識しよう

「自己重要感」と「ベネフィット」。このふたつは、読む人の心を動かす際の二大ウェポン(武器)です。このふたつを意識して文章を書けるようになると、読む人が興味・関心をもつ確率が飛躍的に高まり、仕事の成果につながりやすくなります。

少なくとも＜書きたいことを書いている＞だけでは、読む人の心を動かすことはできません。(書き手の望み通りに)読む人に動いてもらいたければ、「自己重要感を満たす“言葉がけ”」と「相手が喜ぶベネフィット」を意識して盛り込みましょう。