LINEやTwitterなど各種SNSの利用率が高まる昨今、「もはやメールの時代ではない。企業同士のやり取りもLINEが主流になる」といった意見も散見されますが、いまのところビジネスにおける連絡手段は「電話とメール」がまだ主流と言えます。

であれば、社会人として電話やメールの最低限の作法は身につけておきたいもの。そこで今回は「簡単なメールの作法」と「便利な言い換えフレーズ」を解説します。

 やりとりは「1往復半」

打ち合わせの日程を決める場合を考えてみましょう。その時に決めるべきは、内容と日時がポイントになります。そのときに

自分：●●について打ち合わせしたいと思います。
相手：打ち合わせの日時はどうしましょう？
自分：それでは▲日か■日はいかがですか？
相手：あいにく▲日と■日は両方とも都合がつきません。

とやっていては、何度もメールをやりとりするばかりで話が全然進まず、とても非効率的です。

ですので、やりとりは下記のように「出す→返事をもらう→返事に対するアクションを起こす」の1往復半で終わらせられる書き方にします。なお、この原則は相手から日程を打診された場合も同じです。

[自分]
●●についての打ち合わせの日時ですが、次にいくつか候補をあげます。
ご都合の良い日時をお知らせいただければ幸いです。
—————————————————-
・▲月■日（火）　午前10時から
・▲月○日（水）　午後2時から
・▲月▽日（金）　午後3時から
—————————————————-

[相手]
それでは次の時間でお願いいたします。
> ・▲月▽日（金）　午後3時から

[自分]
さっそくのご返事ありがとうございました。
> それでは次の時間でお願いいたします。
>> ・▲月▽日（金）　午後3時から
承知しました。午後3時にお待ちしております。

(『メール文章力の基本』p.12-13より)

2.　箇条書きを使いこなす

ビジネスはスピードが命です。内容を短くまとめ、かつ余計な確認の手間がかからなくて済むように伝えるには、「箇条書き」で書くのがベストです。まずは悪い例から。

[悪い例]

新製品の販促キャンペーンにつきまして、いくつかご提案があります。

そのご提案と言いますのは、キャンペーンのキャッチフレーズは新製品と同じものにするということやキャンペーンの広告をメディアミックスして雑誌とウェブとメールで展開するということです。

また、キャンペーンの期間中は、活動内容や状況をブログ、ツイッター、メールで一般に広く伝えることもいいのではと思います。

(『メール文章力の基本』p.76より)